Traject van een aanvraag voor een visum lang verblijf (visum D) die door een ambassade of een consulaat-generaal van België naar de Dienst Vreemdelingenzaken wordt doorgestuurd
1. VERZENDING
- Verzending van de visumaanvraag met de diplomatieke post.
- Ontvangst van de diplomatieke post door de FOD Buitenlandse Zaken.
- Doorsturen van de visumaanvraag naar de Dienst Vreemdelingenzaken.
- Ontvangst van de visumaanvraag bij de Dienst Vreemdelingenzaken.
- Bezorging van de visumaanvraag bij de bevoegde dienst
Deze eerste verzendingsfase neemt over het algemeen 2 à 3 weken in beslag. [De verzendingstermijn van een visumaanvraag hangt af van de interne organisatie van de ambassade of het consulaat-generaal.]
Tijdens deze eerste fase verschijnt de visumaanvraag niet in de applicatie « Een visumaanvraag opvolgen ». Het heeft geen zin om de Infodesk van de Dienst Vreemdelingenzaken te contacteren, omdat hij u geen informatie zal kunnen verschaffen over de stand van zaken van deze aanvraag.
2. LOGISTIEK
- Sortering van de visumaanvragen die dagelijks bij de dienst worden bezorgd (datum van indiening van de aanvraag, ontvangstdatum bij de Dienst Vreemdelingenzaken, onderwerp van de aanvraag, registratie in een boordtabel)
- Verzending van de visumaanvraag (papieren dossier) voor scanning
- Terugkeer van de visumaanvraag in digitale vorm naar de dienst
- Opzoeking van de aanvrager in de databank van de Dienst Vreemdelingenzaken
- Registratie van de gedigitaliseerde visumaanvraag in het individuele elektronische dossier van een gekende aanvrager (0 + 7 cijfers).
- Creatie van een individueel elektronisch dossier (0 + 7 cijfers) voor een ongekende aanvrager en registratie van de gedigitaliseerde visumaanvraag in dit dossier.
Deze tweede logistieke fase kan even duren, vooral tijdens bepaalde periodes van het jaar.
Tijdens deze tweede fase wordt de visumaanvraag geregistreerd in het individuele dossier (NEW), maar ze verschijnt nog niet in de applicatie « Een visumaanvraag opvolgen ». Het heeft geen zin om de Infodesk van de Dienst Vreemdelingenzaken te contacteren, omdat hij u geen informatie zal kunnen verschaffen over de stand van zaken van deze aanvraag.
3. IDENTIFICATIE
- Opzoeking van de visumaanvraag in de lijst van de visumaanvragen die door de dienst moeten worden behandeld.
- Creatie van een link tussen de visumaanvraag en het individueel dossier van de aanvrager (IDENT).
Deze derde fase van de identificatie van de aanvraag kan even duren, vooral tijdens bepaalde periodes van het jaar.
Na afloop van deze derde fase verschijnt de visumaanvraag in de applicatie « Een visumaanvraag opvolgen ».
4. BEHANDELING
De aanvragen worden over het algemeen chronologisch behandeld, dit wil zeggen van de oudste tot de meest recente aanvraag. Bepaalde factoren die intern of extern zijn aan de dienst kunnen deze chronologische volgorde echter verstoren.
In de mate van het mogelijke neemt de Dienst Vreemdelingenzaken zijn beslissing binnen de door de wetgever vastgelegde termijn.
Tijdens deze vierde fase verschijnt de visumaanvraag in de applicatie « Een visumaanvraag opvolgen », evenals de stand van zaken van de procedure : (1) wordt onderzocht, (2) bijkomende documenten, (3) akkoord of (4) weigering.
Het heeft geen zin om de Infodesk van de Dienst Vreemdelingenzaken te contacteren vooraleer de termijn waarbinnen de Dienst Vreemdelingenzaken een beslissing moet nemen verstreken is.
OPGELET: tijdens drukke periodes is het onderscheid tussen de derde en de vierde fase niet zo duidelijk. Met andere woorden: het komt vaak voor dat een visumaanvraag gelijktijdig geïdentificeerd en behandeld wordt. Het resultaat van de opzoeking zal dus waarschijnlijk meteen « akkoord » of « weigering » zijn.