Code: AMIF-056-082
Duur van het project: 01/01/2022 - 31/12/2025
Budget: € 266.666,00 (€ 199.999,50 via AMIF & € 66.666,50 via het nationaal budget)
Context
Dit project is bedoeld om het Studiebureau te ondersteunen en te begeleiden in de nood naar een coherent en efficiënt informatiebeheer. Het project omvat het structureren van de informatie van het Studiebureau, het overhevelen van deze informatie naar SharePoint, het parametreren/ontwikkelen van SharePoint om de informatie correct te beheren / te ontsluiten en het trainen/ondersteunen van het Studiebureau in het beheren van de bestaande en nieuwe informatie in SharePoint. Dit zal het mogelijk maken om snel en efficiënt de nodige juridische informatie en achtergrond terug te vinden waar nodig en zodoende leiden tot een betere dienstverlening.
De vele ontwikkelingen op het vlak van legale migratie (single permit, Brexit, gezinshereniging…) brengen de nodige uitdagingen met zich mee op het vlak van samenwerking en kennisdeling. Er is een steeds grotere nood aan kennisdeling met de verschillende partners op het terrein om eenzelfde kwalitatief niveau van dienstverlening te kunnen aanbieden.
Het Studiebureau heeft een coördinerende (en transversale) opdracht inzake juridisch kennisbeheer en kennisdelen met de vele partners (de uitvoeringsdiensten van de Dienst Vreemdelingenzaken, politieke instanties, de gemeenten en steden, de Gemeenschappen en Gewesten, de politiediensten, Europese partners, werkgevers, …) die werkzaam zijn op het gebied van (legale) migratie. Doordat het Studiebureau bevoegd is voor quasi elk aspect van de vreemdelingematerie (legale migratie, asiel, grenscontrole, terugkeer, vrij verkeer, …) en daarbij geconsulteerd wordt door zeer diverse partners, is er een grote nood aan een geoptimaliseerde centralisatie van de aanwezige kennis. Het doel is dat dit op een snelle en efficiënte manier toegankelijk is voor elk van de partners op het terrein en geactualiseerd kan worden aan de voortdurend wijzigende regelgeving en omstandigheden.
De Dienst Vreemdelingenzaken beschikt over een documentmanagementsysteem (SharePoint) en zou kunnen ingezet worden om te voldoen aan de nood voor een betere kennisdeling. De uitdaging voor het Studiebureau is om de veelheid aan informatie, rechtspraak, opleidingsmateriaal,… naar SharePoint over te hevelen, logisch te structuren en te beheren, maar ook om al deze informatie te ontsluiten en ter beschikking te stellen van de partners. Dit vraagt gespecialiseerde kennis op vlak van informatiebeheer en op technisch vlak van SharePoint.
Doelstellingen
- Personeelsbeleid: Door het centraliseren van kennis zullen personeelswisselingen een minder grote invloed hebben. Hierdoor ontstaat er een betere continuïteit en zullen nieuwe medewerkers performanter kunnen worden opgeleid doordat alle reeds bestaande informatie op een overzichtelijke manier beschikbaar zal zijn voor elk van de betrokken materies.
- Creëren van tijdswinst: Veranderingen op vlak van regelgeving en bedrijfsschommelingen kunnen sneller geïntegreerd worden doordat reeds bestaande kennis gemakkelijk herbruikt en geactualiseerd kan worden.
- Verhoging van de transparantie: Een aangepast en transversaal platform laat toe informatie beschikbaar te stellen voor alle gebruikers en opent de mogelijkheid tot het voeren van een dialoog met de praktijk. De noden van onze diverse partners zullen beter beantwoord kunnen worden doordat de data performanter worden ingezet. Dit verhoogt de algehele efficiëntie voor de werking van onze partners en uitvoeringsdiensten.
- Dynamischere samenwerking met de partners: De multifocale ondersteuning laat ruimte voor een dynamischere samenwerking. Doordat elk instrument op het platform autonoom wendbaar zal zijn, zal een actualisering of aanpassing daarenboven minder interruptief zijn voor het gehele bedrijfsproces dat meer stabiliteit en flexibiliteit zal ervaren.
- Pro-actievere opvolging van de Europese ontwikkelingen: Er zal een proactievere betrokkenheid zijn met de diverse Europese evoluties en noden op het vlak van legale migratie.
De verwezenlijking van deze doelstellingen vereist volgende acties:
- Aanwerven van een (externe) business analist/informatiebeheerder die het Studiebureau begeleidt bij het in kaart brengen van de behoeften, de reeds aanwezige informatie en kennisgegevens en daarnaast een informatiestructuur binnen Sharepoint kan opzetten en voorstellen. Deze specialist zal het project van bij het begin tot aan het einde (de evaluatie ervan) begeleiden. Hij staat ook in voor de continue opvolging en actualisering van het platform door het centrale team binnen de DVZ maar ook door de gebruikers zelf.
- Aanwerven van een SharePoint ontwikkelaar: op basis van de analyse van de business analist wordt binnen SharePoint een informatieplatform gebouwd dat voldoet aan de noden van het Studiebureau.
(Versie 11 juni 2024)