Depuis le 1er mars 2023, les ressortissants d’un  qui sont liés à un organisme de recherche reconnu en Belgique par une convention d’accueil, peuvent bénéficier de la nouvelle législation relative aux chercheurs. 

Pour mener une activité de recherche en Belgique, le ressortissant d’un  pays tiers devra être titulaire d'un permis pour chercheur. L'organisme de recherche reconnu en Belgique doit demander, via le guichet unique, ledit permis à l’autorité régionale compétente pour l’emploi.

En principe, lors de l'introduction de cette demande, le chercheur doit encore se trouver hors de l'Union européenne. Une exception est uniquement possible si le ressortissant d’un  pays tiers a déjà obtenu une autorisation de court séjour (à savoir maximum 90 jours) ou long séjour (à savoir  plus de 90 jours) en Belgique. Dans ce cas, l'étranger peut déjà se trouver sur le territoire belge au moment où l'organisme de recherche introduit la demande de permis.

Introduction de la demande de permis pour chercheur (procédure de demande unique)

La procédure d'obtention d'un permis pour chercheur est une “procédure de demande unique”. En effet, ledit permis porte à la fois sur l'autorisation de séjour (composante « séjour ») et l'autorisation de travail (composante « travail »). Pour obtenir ce permis, l'organisme de recherche reconnu doit présenter les preuves liées à l'autorisation de travail et celles liées à l'autorisation de séjour. L’Office des étrangers est l’autorité compétente pour le séjour. Quant à la composante « travail », elle est évaluée par l’autorité régionale compétente en matière d'emploi.

L’organisme de recherche reconnu demande, par le biais du guichet unique, le permis pour chercheur à l’autorité régionale.

La demande comporte les documents suivants :

  • la preuve du paiement de la redevance ;
  • une copie du passeport en cours de validité ou une copie du document de voyage équivalent ;
  • la convention d’accueil conclue avec un organisme de recherche reconnu en Belgique ;
  • la preuve que le chercheur dispose de moyens de subsistance suffisants couvrant les frais du voyage de retour et permettant au demandeur de ne pas dépendre du système d'aide sociale ;
  • un certificat médical attestant que le chercheur n'est pas atteint d'une des maladies énumérées à l'annexe de la loi du 15 décembre 1980 ;
  • si le demandeur est âgé de plus de dix-huit ans, un extrait du casier judiciaire ou un document équivalent accompagné, le cas échéant, de sa traduction légalisée. Ce document doit être délivré par le pays d'origine ou le pays de sa dernière résidence. De plus, il doit dater de moins de six mois et attester que l'étranger n'a pas été condamné pour des crimes ou des délits de droit commun.

Bon à savoir: le montant de la rémunération d'un chercheur étranger doit respecter le barème en vigueur en matière de réglementation du travail (revenu mensuel moyen garanti). Cf. article 9 de l’arrêté royal du 8 juin 2007 contenant les conditions d’agrément des organismes de recherche qui souhaitent conclure, dans le cadre de projets de recherche, des conventions d’accueil avec des chercheurs de pays hors Union européenne et fixant les conditions auxquelles de telles conventions d’accueil peuvent être conclues.

Ces documents doivent reprendre les données suivantes :

  • le poste diplomatique ou consulaire compétent pour la demande du visa ;
  • l'adresse e-mail personnelle du chercheur et l’adresse e-mail de l’organisme de recherche reconnu.

Si les documents sont rédigés dans une autre langue que l’allemand, l’anglais, le français ou le néerlandais, les documents produits doivent être accompagnés d'une traduction légalisée dans des quatre langues précitées.

Délai de traitement

Lorsque tous les documents sont joints à la demande, l'autorité régionale compétente examine la recevabilité de cette demande. Une fois déclarée recevable, l'Office des étrangers et l’autorité régionale doivent prendre une décision au plus tard dans les 60 jours qui suivent.

Dans le cas où certains documents manqueraient, il sera demandé de compléter le dossier dans les 15 jours. Le délai est suspendu durant cette période.

Attention : vu le délai de traitement de 60 jours, il est préférable que l'organisme de recherche introduise la demande auprès de l'autorité régionale au moins 60 jours avant la date souhaitée de début du projet de recherche. Si le chercheur réside déjà légalement en Belgique, la demande devrait être introduite 60 jours avant l’expiration de ce séjour.

Si le chercheur se trouve  encore en dehors de l'Union européenne, il aura besoin d'un visa pour voyager vers la Belgique. Dès que le chercheur a obtenu la décision positive, il peut demander le visa.

Ce visa (il s'agit ici d'un visa D) doit être demandé auprès du poste diplomatique ou consulaire belge compétent pour le lieu de résidence.

Le visa est remis au chercheur dès qu’il a présenté son passeport international (ou un document de voyage équivalent) ainsi que la décision positive de la Belgique accordant le permis pour chercheur. Cette décision positive correspond à une « annexe 46 » et est délivrée à l’adresse de résidence indiquée.

Sur le visa, la mention nationale B13 indique qu'il s'agit d'un visa pour chercheur et que ce document est valable pour une durée supérieure à 90 jours.

La liste des ambassades et consulats belges est publiée sur le site du SPF Affaires étrangères : (https://diplomatie.belgium.be/fr).

Attention : dans la plupart des pays, les ambassades et les consulats travaillent avec un prestataire de services externe (VFS Global ou TLS Contact). Ce prestataire de services gère les rendez-vous et reçoit les demandes de visa. Il est fortement recommandé de lire les informations pratiques publiées sur le site du prestataire de services avant d'entreprendre toute démarche.

Document de séjour provisoire ( )

Une fois arrivé en Belgique, le chercheur doit se rendre le plus rapidement possible, et au plus tard dans les 8 jours ouvrables, à l'administration communale de son lieu de résidence pour s’inscrire au registre des étrangers. Un agent de quartier, envoyé par la commune, vérifiera si le chercheur réside à l'adresse indiquée. Si ce contrôle est positif, le chercheur recevra le permis pour chercheur.

La fabrication de la carte électronique de ce permis (une carte A) prenant un certain temps, la commune remettra au chercheur un document de voyage provisoire (une annexe 49).

Le document de séjour provisoire (annexe 49) est valable 45 jours. Il est possible de prolonger sa durée de validité (à chaque fois pour 45 jours) jusqu'à la délivrance du permis pour chercheur.

Attention : il est conseillé de tenir compte de l'éventuel délai d'attente avant d'obtenir un rendez-vous auprès de l'administration communale.

Droit de séjour en tant que chercheur

Le permis pour chercheur comporte à la fois une autorisation de séjour et une autorisation de travail. La durée de l'autorisation de séjour accordée est assimilée à la durée accordée pour l'autorisation de travail par l'autorité régionale compétente en matière d'emploi. La durée de l'autorisation de travail détermine donc la durée de l'ensemble du permis pour chercheur. Elle est fixée par chaque autorité régionale dans sa législation en matière d'emploi de travailleurs étrangers. L’autorité régionale tient notamment compte de la durée spécifiée dans la convention d’accueil.

La durée du permis pour chercheur est néanmoins limitée à la durée de l’autorisation de travail, sur base de la durée de la convention d’accueil conclue.

Ce permis peut être renouvelé.

Introduction de la demande de renouvellement du permis pour chercheur ( )

Dans le cas où l'organisme de recherche reconnu souhaiterait que le chercheur poursuive ses recherches au terme de la convention d’accueil initiale, il peut renouveler le permis pour chercheur auprès de l’autorité régionale compétente en matière d’emploi.

Ce renouvellement doit être demandé au plus tard le jour de l'expiration du premier permis pour chercheur.

L’organisme de recherche joint les documents suivants à sa demande : 

  • une copie du passeport en cours de validité ou une copie du document de voyage équivalent ;
  • la convention d’accueil renouvelée et conclue avec l’organisme de recherche reconnu ;
  • la preuve des moyens de subsistance suffisants du chercheur permettant à ce dernier de couvrir ses frais de voyage retour et lui évitant de dépendre du système d'aide sociale.

Bon à savoir : le montant de la rémunération d'un chercheur étranger doit respecter le barème en vigueur en matière de réglementation du travail (revenu mensuel moyen garanti). Cf. article 9 de l’arrêté royal du 8 juin 2007 contenant les conditions d’agrément des organismes de recherche qui souhaitent conclure, dans le cadre de projets de recherche, des conventions d’accueil avec des chercheurs de pays hors Union européenne et fixant les conditions auxquelles de telles conventions d’accueil peuvent être conclues.

Si les documents sont rédigés dans une autre langue que l’allemand, l’anglais, le français ou le néerlandais, les documents produits doivent être accompagnés d'une traduction légalisée dans l'une de ces quatre langues. 

Délai de traitement

Une fois tous les documents joints à la demande, l'autorité régionale compétente en matière d'emploi et l'Office des étrangers entament l'examen de la demande. Ces autorités prennent une décision au sujet de la demande dans les plus brefs délais et au plus tard dans les 60 jours.

Si tous les documents requis n'ont pas été joints à la demande, il sera demandé de compléter le dossier dans les 15 jours en y ajoutant les documents manquants ou complémentaires. Le délai de traitement sera suspendu durant cette période.

Si le permis de chercheur expire durant l'examen de la demande de renouvellement, le chercheur reçoit un document de séjour provisoire ( ) permettant au ressortissant de rester en Belgique en sa qualité de chercheur (dans l'attente de la décision relative à la demande de renouvellement). Le chercheur doit présenter la décision de recevabilité de l’autorité régionale et son ancien permis de chercheur. Le document de séjour provisoire est valable 30 jours et est renouvelable une fois pour une durée identique.

Attention : vu le délai de traitement de 60 jours, il est préférable que l'organisme en prenne compte au moment d'introduire la demande de renouvellement auprès de l'autorité régionale.

Renouvellement du permis pour chercheur

En cas de décision positive du renouvellement du permis pour chercheur, l'étranger recevra cette décision ainsi qu'une . Muni de cette annexe, le chercheur se rendra à la commune pour y demander le renouvellement du document précité. Le bourgmestre ou son délégué renouvellera immédiatement le permis (carte A).

La durée autorisée du séjour dépend de la durée autorisée de l'autorisation de travail.

Le projet de recherche prend fin

Si la convention d’accueil n'est pas renouvelée et prend fin, le chercheur peut demander de bénéficier d'une année de recherche afin de trouver un emploi ou de créer une entreprise en Belgique.

La convention d’accueil est prolongée

Si l’organisme de recherche souhaite la poursuite des recherches au terme de la convention d’accueil initiale, l’organisme peut renouveler le permis du chercheur concerné.

Le chercheur est engagé comme travailleur

Si le chercheur trouve un autre travail en tant que travailleur (et plus en tant que chercheur), il doit demander un permis unique.