Demande de visa D (Regroupement familial)

[Article 12bis §1^er, alinéa 1 de la loi du 15 décembre 1980]

En règle générale, l’étranger qui souhaite venir vivre en famille en Belgique doit introduire sa demande de visa en personne auprès de l'ambassade ou du consulat général de Belgique compétent(e) pour le lieu où il réside à l'étranger.

Dans les pays où un prestataire de services extérieur (VFS Global, TLS Contact,…) réceptionne les demandes de visa pour le compte de l'ambassade ou du consulat général, l'étranger doit impérativement introduire sa demande de visa auprès du Visa Application Center de ce prestataire.

_{Par dérogation, les membres de la famille d’un étranger, auquel la Belgique a reconnu le statut de réfugié ou accordé une protection subsidiaire, peuvent se présenter dans tout poste diplomatique ou consulaire belge qui délivre des visas. Cette facilité n’est toutefois pas illimitée. Le SPF Affaires étrangères peut désigner un poste de référence unique. Dans ce cas, le demandeur n’a pas le choix : il doit s’adresser à ce poste. D’autre part, le poste choisi n’est pas obligé d’accepter la demande quand il constate que le demandeur n’a, a priori, aucune raison objective d’introduire sa demande de visa dans sa juridiction.}

_{Par dérogation, le ressortissant d’un pays tiers, qui se trouve dans un pays auquel il a demandé l’asile, peut introduire sa demande dans le poste diplomatique ou consulaire belge compétent pour ce pays, à condition que la procédure d’asile soit toujours en cours. Il doit donc présenter la preuve qu’il est autorisé à séjourner dans le pays dans l’attente d’une décision sur sa demande d’asile.}

La liste des ambassades et consulats de Belgique est publiée sur le site du SPF Affaires étrangères (www.diplomatie.belgium.be). 

Il est vivement recommandé de lire les informations pratiques publiées sur le site de l'ambassade ou du consulat général de Belgique compétent et sur le site du prestataire de services extérieur (TLS Contact, VFS Global,...) avant d'introduire une demande de visa.

ÉTAPE 1 : créer un compte utilisateur

Ce compte peut être créé sur https://visaonweb.diplomatie.be/ par l’étranger qui demande le regroupement familial, par le regroupant ou par un tiers qui accompagne les intéressés dans leurs démarches.

ÉTAPE 2 : remplir un formulaire de demande

L’utilisateur remplit un formulaire de demande de visa en ligne. Il indique clairement l’objet de la demande de visa dans la case 23 du formulaire (par exemple, regroupement familial avec un réfugié) et, si nécessaire, il ajoute un commentaire dans la case 24.

L’utilisateur envoie le formulaire rempli et validé. En retour, il reçoit une copie du formulaire sur l’adresse e-mail qu’il a renseignée sur son compte.

Si le regroupement familial concerne plusieurs membres de la même famille, le même compte peut être utilisé pour remplir et envoyer plusieurs formulaires de demande.

ÉTAPE 3 : prendre un rendez-vous pour introduire la demande de visa 

L’utilisateur prend un rendez-vous sur le site du prestataire de services extérieur avec lequel le poste diplomatique ou consulaire collabore.

ÉTAPE 4 : introduire la demande de visa

4.1. Comparution personnelle

Le jour du rendez-vous, le demandeur doit se présenter en personne au Visa Application Center (VAC) choisi lors de la prise de rendez-vous.

_{Par dérogation, le bénéficiaire d'un droit au regroupement familial qui se trouve dans une situation dans laquelle il lui est impossible ou excessivement difficile d’introduire une demande de visa en personne, peut introduire sa demande de visa par un moyen de communication à distance auprès du poste diplomatique ou consulaire belge compétent pour le lieu où il réside. [CJUE – Arrêt du 18 avril 2023 dans l’affaire C-1/23 PPU]}

_{Est principalement visé le bénéficiaire d'un droit au regroupement familial qui se trouve dans un pays ou une région en proie à la guerre ou un conflit et dans lequel la Belgique ne délivre pas de visa.}  

_{Procédure à suivre impérativement :}

_{1. Le demandeur (ou son représentant) envoie un e-mail au poste diplomatique ou consulaire compétent indiquant les raisons pour lesquelles il lui est impossible ou excessivement difficile d’introduire sa demande de visa en personne.}

_{2. Le poste évalue s’il peut accepter l'introduction de cette demande de visa à distance.}

_{En cas d’évaluation positive, le poste envoie au demandeur un formulaire de demande de visa et des instructions sur la procédure à suivre pour le paiement des droits de visa.}

_{En cas d’évaluation négative, le poste en informe le demandeur par e-mail. Ce dernier devra alors suivre la procédure habituelle (voir ci-dessus).}

_{3. Le membre de la famille autorisé à introduire sa demande à distance peut envoyer son dossier au poste (par e-mail). Ce dossier contient impérativement les documents suivants :}

• _{le formulaire de demande de visa reçu par e-mail, complété et signé ;}

• _{la preuve du paiement des droits de visa (handling fee), sauf si le demandeur est dispensé ;}

• _{un document de voyage personnel dans lequel un visa peut être apposé ou, si le demandeur est empêché de présenter ce document, une autre preuve de son identité (ou plusieurs autres preuves de son identité) à laquelle le poste diplomatique ou consulaire belge compétent accorde du crédit (cf. Document de voyage) ;}

• _{la preuve que le regroupant est un étranger à qui la Belgique a reconnu le statut de réfugié ou accordé une protection subsidiaire ;}

• _{les documents prouvant que les conditions du regroupement familial sont remplies dès l'introduction de la demande de visa.}

_{Si les documents originaux établis à l’étranger n’ont pas été présentés en vue de leur légalisation avant l’introduction de la demande de visa, le demandeur doit impérativement joindre une copie recto verso, de bonne qualité et en couleur de ces documents à sa demande.} 

_{4. Le poste vérifie si le demandeur a payé les droits de visa. Si le paiement a été effectué, il enregistre la demande de visa et la transmet à l’Office des étrangers pour la suite du traitement.}

_{ATTENTION : La présence physique du demandeur à un stade ultérieur de la procédure reste obligatoire aux fins de la vérification de son identité, du relevé des identifiants biométriques et, le cas échéant, d’un entretien.}

_{La présentation des documents originaux aux fins de la vérification de leur forme et leur authenticité, à un stade ultérieur de la procédure, reste obligatoire, au plus tard lors de la délivrance du visa si les conditions du regroupement familial sont respectées.}

_{La présentation d’un document de voyage dans lequel un visa peut être apposé à un stade ultérieur de la procédure, reste obligatoire, au plus tard lors de la délivrance du visa.}

_{Aucun visa ne sera délivré au demandeur qui ne s’est pas présenté personnellement au moins une fois au cours de la procédure ou qui n’a pas présenté ses documents originaux.} 

4.2. Dossier

Le jour du rendez-vous, le demandeur se présente avec les documents suivants: 

• l’attestation de rendez-vous ;

• le formulaire de demande de visa reçu par e-mail, complété, signé et imprimé ;

• un document de voyage personnel et valable ;

• la preuve du paiement de la redevance (sauf s’il est dispensé) ;

• les documents prouvant que les conditions d'un regroupement familial sont remplies.

Le VAC vérifie le contenu du dossier avec le demandeur et lui remet une check-list reprenant les documents présentés et, le cas échéant, les documents manquants. Le demandeur dont le dossier n’est pas complet peut décider de reporter l'introduction de sa demande de visa. Dans ce cas, il prendra un nouveau rendez-vous en ligne après avoir complété son dossier.

_{Par dérogation, la demande de visa des membres de la famille d'un étranger, auquel la Belgique a reconnu le statut de réfugié ou accordé une protection subsidiaire, est prise en considération dès que les documents suivants sont présentés :}

• _{le formulaire de demande de visa reçu par e-mail, complété, signé et imprimé ;}
• _{un document de voyage personnel, dans lequel un visa peut être apposé ou, si le demandeur est empêché de présenter ce document, une autre preuve de son identité (ou plusieurs autres preuves de son identité) à laquelle le poste diplomatique ou consulaire belge compétent accorde du crédit (cf. Document de voyage) ;}
• _{la preuve que le regroupant est un étranger auquel la Belgique a reconnu le statut de réfugié ou accordé une protection subsidiaire.}

_{Toutefois, il est vivement recommandé de présenter les documents prouvant que le respect des conditions du regroupement familial dès l'introduction de la demande de visa.}

4.3. Droits de visa et identifiants biométriques

Le demandeur devra également payer les droits de visa (handling fee) et les frais de service fixés par le VAC (service fee).

Le VAC prend la photo et les empreintes du demandeur. 

ÉTAPE 5 : transmission de la demande de visa

Le VAC transmet la demande de visa et le dossier à l'ambassade ou au consulat général compétent. 

En règle générale, l'étranger qui souhaite venir vivre en famille en Belgique doit établir son identité en présentant un document de voyage reconnu par la Belgique.

Lors de la délivrance du visa, la validité du document précité ne peut pas être inférieure à 12 mois. En effet, le visa de regroupement familial est un visa national de long séjour valable 12 mois (visa D). La durée de validité du document de voyage ne peut donc pas être inférieure à la durée de validité du visa.

_{Par dérogation, les membres de la famille d’un étranger, auquel la Belgique a reconnu le statut de réfugié ou accordé une protection subsidiaire, qui n'ont pas de document de voyage valable et sont dans l'impossibilité d'obtenir un tel document avant l'introduction de leur demande de visa, peuvent introduire cette demande sans présenter un document de voyage.}

_{Toutefois, le demandeur doit expliquer pourquoi il ne peut pas présenter un document de voyage valable lors de l'introduction de sa demande. En effet, la possibilité d’introduire une demande de visa sans document de voyage ne doit pas conduire à des abus. Le poste diplomatique ou consulaire belge compétent détermine si, en pratique, il est effectivement particulièrement difficile, voire impossible, pour le demandeur d‘obtenir un document de voyage. Cette difficulté ou cette impossibilité peut être générale et liée au contexte local ou propre dans lequel le demandeur se trouve. Autrement dit, si le poste estime que l’obtention d’un document de voyage est raisonnablement possible, ce document devra être présenté lors de l’introduction de la demande ou, au plus tard, lors de la délivrance du visa.}

_{D'autre part, le demandeur qui ne présente pas de document de voyage valable lors de l'introduction de sa demande doit établir son identité complète par d’autres moyens de preuve. Le poste diplomatique ou consulaire belge compétent détermine les documents alternatifs qui peuvent être présentés pour établir l’identité du demandeur dans le contexte local spécifique (p. ex. un acte de naissance, un livret de famille, un document délivré par le HCR, etc.). Ces documents peuvent changer en raison de l'évolution des pratiques ou des politiques locales, qui peuvent rendre la présentation d’un document spécifique plus difficile ou plus facile. La pratique des autres États Schengen sur les documents qui sont généralement acceptés est également prise en considération.}  

_{Le demandeur qui n’a pas de document de voyage valable, et qui ne peut pas obtenir un tel document avant la délivrance du visa, peut demander un laissez-passer. Toutefois, la délivrance d'un laissez-passer n’est pas automatique. Le demandeur doit expliquer pourquoi il est empêché de présenter un document de voyage valable. L’Office des étrangers n’accorde un laissez-passer que si cette explication est crédible.}

Il est vivement recommandé de consulter le site du poste diplomatique ou consulaire belge ou encore celui de l’administration communale pour toute information relative aux actes établissant valablement le lien familial, ainsi qu’à la forme dans laquelle un acte, un jugement ou un document établi à l’étranger doit être présenté. 

En règle générale, les actes établis à l’étranger doivent être légalisés ou revêtus d’une apostille par le poste diplomatique ou consulaire belge compétent avant l'introduction de la demande de visa. 

S’ils sont établis dans une langue autre que l’allemand, l’anglais, le français ou le néerlandais, ils doivent être traduits par un traducteur juré. La traduction jurée faite à l’étranger doit être légalisée comme un document distinct suivant la procédure prévue dans le pays d’origine, puis par le poste diplomatique ou consulaire belge compétent. 

Le délai d’examen d'une demande de visa varie avec la nationalité et le statut de la personne qui ouvre le droit au regroupement familial (ci-après, le regroupant).  

Le regroupant est un Belge :

La décision doit être prise dans un délai de 6 mois à compter de l'introduction de la demande de visa.

Le regroupant est un ressortissant d'un pays tiers admis ou autorisé à séjourner de manière limitée ou illimitée en Belgique :

Le poste diplomatique ou consulaire délivre une attestation de dépôt (annexe 15quinquies) au demandeur qui présente un dossier complet, c’est-à-dire un dossier qui contient a priori la preuve que toutes les conditions d'un  regroupement familial sont remplies dans la forme voulue.

La date apposée sur l’annexe 15quinquies est le point de départ du délai de 9 mois dans lequel l’Office des étrangers doit prendre sa décision. L’Office des étrangers peut prolonger à deux reprises ce délai de 9 mois d'une durée de 3 mois (9 mois + 1 ou 2 x 3 mois). Si tel est le cas, le demandeur en est informé par le poste diplomatique ou consulaire.

Le regroupant est un travailleur hautement qualifié (carte H) :

Le poste diplomatique ou consulaire délivre une attestation de dépôt (annexe 15quinquies) au demandeur qui présente un dossier complet, c’est-à-dire un dossier qui contient a priori la preuve que toutes les conditions d'un  regroupement familial sont remplies dans la forme voulue.

La date apposée sur l’annexe 15quinquies est le point de départ du délai de 4 mois dans lequel l’Office des étrangers doit prendre sa décision. L’Office des étrangers peut prolonger une fois ce délai de 4 mois d'une durée de 3 mois  (4 mois + 1 x 3 mois). Si tel est le cas, le demandeur en est informé par le poste diplomatique ou consulaire.

Le regroupant a un statut de résident de longue durée dans un autre État de l'Union européenne :

Le poste diplomatique ou consulaire délivre une attestation de dépôt (annexe 15quinquies) au demandeur qui présente un dossier complet, c’est-à-dire un dossier qui contient a priori la preuve que toutes les conditions d'un regroupement familial sont remplies dans la forme voulue.

La date apposée sur l’annexe 15quinquies est le point de départ du délai de 4 mois dans lequel l’Office des étrangers doit prendre sa décision. L’Office des étrangers peut prolonger une fois ce délai de 4 mois d'une durée de 3 mois (4 mois + 1 x 3 mois). Si tel est le cas, le demandeur en est informé par le poste diplomatique ou consulaire.

_{Bon à savoir : de manière générale, l'Office des étrangers prend également une décision dans les délais indiqués ci-dessus quand le demandeur a présenté un dossier incomplet et que le poste diplomatique ou consulaire n'a pas délivré d'accusé de réception (annexe 15quinquies).}

Tout changement dans la situation personnelle du demandeur ou du regroupant intervenu après l’introduction de la demande de visa doit être immédiatement communiqué par e-mail à l’Office des étrangers à l’adresse suivante : gh.visa@ibz.fgov.be (service Regroupement familial).

Exemples : une invalidité suite à un accident de travail, un arrêt maladie, un changement d’employeur, un changement d’adresse du regroupant, etc.).

Si les conditions d'un regroupement familial sont remplies, l'Office des étrangers autorise le poste diplomatique ou consulaire à délivrer un visa D valable 12 mois. (cf. Visa de type D)

La décision de l'Office des étrangers est valable 6 mois.

Le titulaire du visa peut voyager à partir de la date indiquée sur le visa après la mention « du » et au plus tard à la date indiquée après la mention « au ». 

_{Bon à savoir : La mention nationale [B + chiffre] inscrite dans la zone « Remarques » du visa D renseigne sur les conditions de séjour et les documents à joindre pour la 1^re demande de renouvellement de la carte de séjour. Cette carte est délivrée par l'administration communale du lieu de résidence sur présentation du visa D.}

_{En savoir plus : Mentions nationales (visa D)}

_{Bon à savoir : Dans certains cas, le poste diplomatique et consulaire est autorisé à délivrer le visa lui-même (si les conditions d'un regroupement familial sont remplies). C'est notamment le cas dans le cadre d'un regroupement familial avec un Belge (article 40ter de la loi du 15 décembre 1980 ou, à certaines conditions, quand le regroupant est détenteur d'un permis unique).} 

La décision de refuser un visa de regroupement familial est toujours prise par l’Office des étrangers.

L'étranger peut introduire une nouvelle demande tenant compte des raisons pour lesquelles la demande précédente a été refusée ou introduire un recours contre cette décision auprès du Conseil du Contentieux des Étrangers. 

Dans certains cas, l'étranger peut demander la révision de la décision à l’Office des étrangers.

Quand les documents présentés par le demandeur ne permettent pas d’établir valablement une filiation, l’Office des étrangers refuse généralement la demande de visa « sous réserve d’un test ADN ».

L'Office des étrangers donne ainsi la possibilité au demandeur d’établir une filiation avec un test ADN.

Si les autres conditions du regroupement familial sont remplies, le visa sera délivré sur base du résultat positif de ce test.

_{En savoir plus : Test ADN}

Le titulaire du visa doit se présenter à l’administration communale du lieu où il réside dans les 8 jours suivant son arrivée en Belgique.

Si l'enquête de résidence est positive, il sera inscrit au registre des étrangers et recevra un titre de séjour (carte A ou F). 

Une mention nationale (B + chiffre) est apposée sur le visa D dans la zone « Remarques ».

Cette mention renseigne le titulaire du visa sur les conditions de son séjour en Belgique et les conditions de renouvellement de sa carte de séjour. 

_{En savoir plus sur les conditions de séjour et de renouvellement du titre de séjour : Mentions nationales (visa D)}